Liderler sık sık istedikleri gibi donanımlı yetenekleri kendilerine çekememekten yakınır. Birçoğuna göre bu İK’nın hatası. Kimse suçu adayların başvuru yapmasını sağlayan iş tanımında aramaz.Aradığınız çalışanın kalbine giden yol paylaştığınız ilandan geçiyor. Zira gidişatı ilana not düştüğünüz o iki-üç satır belirliyor. Hâliye pozisyon tanımını yazacak kişinin de işin ehli olması gerek. Eğer aceleyle veya pozisyonun gerektirdiklerinden bihaber biri tarafından yazılırsa, arama süreci başarısız olabilir.Başvuracak adaya piyangodan çıkan ödül gibi hissettirecek bir pozisyon tanımı, okuyan kişiye has bir teklif gibi olmalı. Başvuracak adaya kendini kıymetli hissettirecek iş tanımı yazmak için aşağıdaki kılavuzdan faydalanabilirsiniz. Böylece şirketiniz ihtiyacı olan o yeteneklere kavuşabilir.İş tanımının rolüBir iş arama süreci hayal edin. Önce aday ilanı görür ve açık pozisyondaki iş tanımını okur. Dikkatini çekerse özgeçmişini gönderir, cazip gelmezse de hemen başka bir ilana geçer. İş tanımı ne kadar dürüst ve detaylı olursa, doğru adayı çekme olasılığınız o kadar artar.Aday bu tanımı okuduğunda kendisinin şirketiniz için uygun olup olmadığını değerlendirir. Ardından başvuru gerekli birimlerce incelenir ve mülakat yapılır. Onlarca hatta bazen yüzlerce insanın dahil olduğu bu süreç bir iş tanımıyla başladığından metin özenle hazırlanmalı.Sorularla başlayınİşe alım süreci tarafların birbirini tanımasıyla başlar. Fakat mülakattan önce işyerindeki tüm birimlerin senkronize olması gerekir. İşe alımı gerçekleştirecek kişi sizseniz öncelikle şirketin vizyonu, kültürü, günlük iş akışı ve yeni çalışan adayının bir parçası olacağı ekip hakkında paydaşlarla görüşmeler yapmalı ve ortak bir dil oluşturmalısınız. Böylece mülakat esnasında karşınızdaki aday işe alındığı takdirde ondan beklenenler ve ona verilecekler hakkında dürüst bir tablo çizmiş olursunuz.Sakın daha önce pozisyon hakkında yazılmış tanımları kopyalayıp yapıştırmayın. Pozisyonun gerektirdikleri zamanla değiştiği gibi şirketiniz de yaşayan bir organizma olduğundan dönüşüm geçirir. Her şeyden önce güncel bilgilere ihtiyacınız olacak.Bu durumdan mustarip çok işverenle çalıştım. Müşterilerle aradıkları yeteneklere kavuşmak için kaleme aldıkları pozisyon tanımları üzerinde çalışırken sorduğum bazı soruları sizlerle paylaşmak istiyorum. Bu soruları şirket ve aday çalışanın bir parçası olacağı ilgili ekip hakkında bilgi edinmek, beklenti ve gereklilikleri belirlemek, ideal adayın nerede olabileceğini anlamak ve mülakat süreci hakkında bilgi toplamak amacıyla kullanabilirsiniz.Şirketinizin uzun vadeli vizyonu nedir?Bu pozisyonda bir çalışana neden ihtiyaç duyuyorsunuz?Şirketinizde ne sıklıkla çalışan değişimi yaşanıyor?Personel değişimi hangi pozisyonlarda daha sık gerçekleşiyor? Aday hangi ekiple çalışacak?Mevcut ekibin güçlü ve zayıf yönleri neler?Adayın karşılaşacağı önemli durumlar var mı?Bu adayın “başarısı” nasıl ölçülecek?Pozisyonda başarılı olmak için adayın ne tür davranışlar sergilemesi gerekir? İdeal aday şu anda nerede çalıştığını düşünüyorsunuz?Belirli bir oryantasyon süreci var mı? Bu adayı ne kadar süre bünyenizde çalıştırmak istiyorsunuz? Bu sorulara verilecek yanıtları iş tanımını hazırlarken kullanabilirsiniz. Her detayı eklemek yerine gerekli bilgilere yer vermeye özen gösterin.Maddelerden oluşan bir listeden daha fazlasıGerekli görüşmeleri yapıp iş tanımını yazmaya hazır olduğunuzda, kendinizi bir satıcı gibi hayal edin. Onun bakış açısından ilham alarak pozisyon tanımını kaleme alın. Yani düşünün ki adaya pozisyonu satmak istiyorsunuz. Neden sizin için çalışsın? Doğru bilinen bir yanlış: İşe alım süreçlerinde sadece adaylar kendilerini pazarlamaz, işe alım uzmanları pozisyonu pazarlar. En iyi yeteneği aradığınızı unutmayın. Kendinizi iş arayan o insanların yerine koyun. Şirket değiştirmeyi veya sıfırdan bir işe başlamayı düşünebilmeleri için ikna olmaları gerekiyor. Başvuracak kişiler şirket, pozisyon ve ekip hakkında yazdığınız tüm bilgileri değerlendirecekler. Bu yüzden sadece genel bir iş tanımı ve maddeler hâlinde bir liste yeterli olmayacak.Mükemmel bir pozisyon tanımı dört temel bölümden oluşur: Giriş, pozisyonun gereksinimleri ve görev tanımı, ideal aday profili, ücret ve yan hak bilgisi.İlk olarak ihtiyaç duyulan pozisyonu tanıtan, dikkatlice yazılmış bir paragrafla başlayın. Bir hikâye anlatın. Hem şirketi hem de pozisyonu açıklayın. Eğer bir arama firmasıyla çalışıyorsanız bunu da söyleyin. Bu şirketinizin ilan verip beklemek yerine arama sürecini ciddiye aldığını gösterecek.Daha sonra adaylarda olması beklenen özellikleri ve görevleri yazın. Tıpkı özgeçmişlerinde olduğu gibi, belirsiz ifadelerden kaçınarak ayrıntı ve örnekler ekleyin. Bir adayın şirketin büyüme fırsatları, kültürü ve iletişimi hakkında muhtemelen soracağı temel soruların cevabı o iş tanımında yer almalı.Son olarak bu pozisyonda çalışacak bir kişinin yapması beklenenleri öncelik sırasına göre yazın. Sizin için ideal bir adayda beklediğiniz eğitim seviyesini, iş tecrübesini, becerileri ve hatta bakış açısını bile bu metne ekleyin.Her şeyi hazırladıktan sonra daha akıcı bir metin ve dilbilgisi kontrolü için editoryal destek alın.Asla olmaması gerekenler Kültürünüze uygun ideal özellikleri belirtmemeye özen gösterin. Bu çeşitlilik ve kapsayıcılık açısından sorun teşkil eder. “Çalışkan” veya “geribildirime açık” gibi ifadelerden kaçının. Bırakın adaylar bu özelliklere sahip olduklarını kendileri söylesin. Bunun yerine mülakatta bu özelliklere sahip olup olmadıklarını anlayabileceğiniz spesifik sorular sorun. Örneğin “Daha önceki çalıştığınız yerlerde işleri batırdığınız anlar oldu mu? Olduysa yaptığınız hatayı nasıl düzelttiniz?” diye sorabilirsiniz. Ayrıca net bir ücret söylemeyin. Böylece sizin maaş aralığınızın üzerindeki kişilerin de bu pozisyonu değerlendirmesini sağlarsınız. Mülakat süreci ilerledikçe adaylar şirketi daha iyi tanıyacak. Böylece maaş beklentilerinde esneklik gösterebilirler. Harvard Business Review’daki bir araştırma, insanların yüzde 90’ının daha anlamlı işler için daha az para kazanmayı kabul edebileceğini gösteriyor.Adını vermeyeceğim bir şirkette satıştan sorumlu başkan yardımcısı pozisyonu için LinkedIn’de bulduğum bir iş tanımı örneğine birlikle bakalım. Oldukça problemli bir ilandı:Sizden beklenen sanal asistan ve akıllı otonomik platform aracılığıyla satış fonksiyonlarının değer teklifini geliştirmek ve genişletmek. Dünya çapında başarıya ulaşmış saha operasyonlarını daha da geliştirmeniz bekleniyor. Önemli bir gelir artışı sağlamanız ve şirketi hızlı büyütmek için agresif bir ölçeklenme stratejisi uygulamanızı istiyoruz.Eğer bu SEO’ya uygun olsun da daha çok kişiye ulaşsın diye yazılmış bir yazı olsaydı belki etkili olurdu. Fakat adayları çekmek için yazıldığından muhtemelen birçok kişinin kafasını karıştırmış ve başka bir ilana geçmesine neden olmuştur. Cümleler çok uzun. Çoğu kişi için hiçbir anlam ifade etmeyen terimlerle dolu.... tutkulu bir satış yöneticisi ...İş tanımına bakınca şirketin başlangıçta “Kuzey Amerika için Bölgesel Satışlardan Sorumlu Başkan Yardımcısı” aradığını görüyorsunuz. Alt satırlardaysa “satış yöneticisi” aradığı yazılıyor. Hangisi doğru?Aradığımız Başkan Yardımcısı şirketin satış performans amaçlarına ve gelir hedeflerine ulaşmaktan sorumlu bir iş gücüne liderlik edecek…Buradaki “iş gücü” terimi belirsiz. Bu lider dört kişilik bir ekip mi yönetecek yoksa tüm bir departmanı mı? Pozisyon hangi yönetim seviyesinde? Şirketin performans hedefleri neler? Aday ne kadar bir bütçenin altına imza atacak? Eğer şirke, 20-30 milyon gibi büyük bütçeleri yönetme deneyimine sahip bir lider arıyorsa, daha önce beş milyonun üzerinde bir bütçeyi yönetmemiş biri için bu pozisyon uygun olmayabilir.Satış direktörlerinin satış faaliyetlerini ve başarısını denetlemek ve yönlendirmek…Satış müdürü olarak bir yönetici mi arıyorsunuz yoksa katkı sunacak sıradan birini mi? Ya da belki bir oyuncu/antrenör?Satış döngümüzü ve çerçevemizi geliştirmeye devam edecek yerel süreç iyileştirmelerine odaklanacak.Şirkette iyileştirilmesi gereken sorunlar varsa, bu konular da adaylara kesin beklentilerle birlikte açıklanmalı. Dürüst olmak önemli ama aynı zamanda adayı ikna etmeye çalıştığınızı da unutmayın.Müşteri beklentilerini karşılamak için getirilen çözümlerin olmasını sağlamak adına iş kullanım senaryolarının geliştirilmesine proaktif katılım.Bu yazılan iş tanımı, bir editörün yardımına başvurmanın ne kadar önemli olduğunun en iyi örneği. Bu cümle o kadar uzun ki, anlaşılması mümkün değil.Bunu ilk okuduğumda aklıma gelen “madde madde ölüm” oldu. Yani rolü, bölgeyi, liderlik beklentilerini, raporlanan kişi sayısını ve diğer önemli detayları anlatan etkileyici bir hikâye yok. Bunun yerine belirsiz görevlerin olduğu bir liste. Şirketin büyüklüğü, kuruluşu veya yönetim ekibi hakkında da hiçbir bilgi yok. Bunlar orada çalışmayı düşünen biri için önemli konular.Şirketimizde gerçek anlamda liyakat esastır. Her çalışanın katkısı genel başarımız için hayati önem taşır ve çok çalışan çabasının karşılığını alır. Yetenek geliştirmeye ve şirket içi terfiye önem veriyoruz. Yöneticilerimizin ve üst düzey personelimizin birçoğu alt pozisyonlarda işe başladı.Çalışanlarımız çok çeşitli teknolojilerle tanışıyor ve onları yeni beceriler öğrenmeleri konusunda teşvik ediyoruz. Her gün farklı zorlukları beraberinde getiriyor ve ekibimiz iş yerimizin çeşitliliği ve yoğunluğuyla gelişiyor. Çalışanlarımızın enerjisiyle beslenen dinamik bir ortam.Bu ilanın en ilgi çekici kısmı en sonda yer aldığı için birçok aday ilanın tamamını okumadan önce çoktan sayfadan çıktı bile.Muhtemelen bu iş ilanıyla pek çok kaliteli adayı kaçırdınız. Sadece yeni iş arayanlar ilgilenecek. Eğer bir ilan yazmak için zaman ve para harcayacaksanız, bunu dikkatlice ve detaylı bir şekilde yapmalısınız.Orijinal yayın tarihi: 27 Nisan 2024Köşe yazarları tarafından burada paylaşılan görüşler, incturkiye.com’a değil, yazara aittir.Çok daha fazlası için Inc. Türkiye bültenlerine kaydolun.(*) Bu yazının çevirisinde Türk okura hitap etmek için bir takım değişiklikler yapılmıştır.