Yaz tatillerinde şirketinizi yönetmek, birçok çalışanın izin kullanması ve iş akışındaki genel yavaşlama sebebiyle sizi zorlayabilir. Fakat üretkenliği ve iş devamlılığını korumak için temel işlerin yapıldığından emin olmak da bir o kadar önemli. Gelin tatil sezonunda işlerin sorunsuz bir şekilde ilerlemesine yardımcı olacak bu beş stratejiye birlikte göz atalım.1. Planlama ve önceliklendirme Yaz tatillerinde kritik işlerin aksamaması için yapmanız gereken iki şey var: Verimli bir planlama ve önceliklendirme. Önce tamamlanması gereken temel işleri belirleyin, sonra bunları önem derecelerine ve teslim tarihlerine göre öncelik sırasına koyun. Bu ilk adım üretkenliğinizi korumanın temelini oluşturacak.Ardından her işten kimin sorumlu olduğunu gösteren ayrıntılı bir program oluşturun ve gerçekçi teslim tarihleri belirleyin. Böylece iş yükünü yönetmek kolaylaşırken bir şeyleri gözden kaçırmak zorlaşacak. Ayrıca işleri ve teslim tarihlerini takip etmek için proje yönetimi araçlarını kullanmak, nelerin yapılması gerektiği ve kimin sorumlu olduğu konusunda net bir bakış sağlayarak iş yükünü yönetmeyi ve hesap verebilirliği sağlamayı kolaylaştırabilir.Herhangi bir değişiklik veya beklenmedik sorunlar için planınızı düzenli olarak revize edin ve ihtiyacınıza göre uyarlayın. Bu esneklik öngörülemeyen koşullardan etkilenmeden temel işlerin zamanında tamamlanmasını sağlar. 2. Sorumlulukları paylaşınBazı ekip arkadaşlarızın izinli olduğu yaz tatillerinde sorumlulukları paylaşmak sizi bir nebze de olsa rahatlatabilir. İşe ek sorumluluklar üstlenebilecek çalışanlarınızı belirleyerek başlayıp, bu görevlerin gerektirdiği yeterlilikte olduklarından ve hazırlık yaptıklarından emin olun.Yapılması gereken işleri açık ve net bir şekilde anlatın. İhtiyaç duyulabilecek tüm bilgileri ve kaynakları aktarmayı atlamamanız çok önemli. Bu proaktif yaklaşım çalışanların sorumluluklarını verimli bir şekilde yerine getirebilmelerine yardımcı olur. Ayrıca çalışanlarınıza birden fazla rolü sorunsuz bir şekilde üstlenebilmeleri için çok yönlü eğitimler de verebilirsiniz. Bu hazırlık süreci izinde olan ekip arkadaşlarınızın yerini doldurmanıza yardımcı olup temel işlerin aksamamasını sağlayabilir.Destek vermek ve ortaya çıkabilecek sorunları gidermek için çalışanlarınızla düzenli olarak iletişimde kalın. Bu iletişim süreci verimliliğin korunmasına yardımcı olur ve olası sıkıntıların önüne geçer.3. Teknolojiden yararlanınYaz tatillerinde teknoloji sayesinde ekip içindeki üretkenliği koruyabilir ve işlerin devamlılığını sağlayabilirsiniz. Ofiste olmasalar bile ekibinizle iletişim hâlinde kalmak adına e-posta, mesajlaşma ve görüntülü görüşme gibi iletişim araçlarını kullanabilirsiniz.İşleri ve teslim tarihlerini takip etmek için proje yönetimi araçlarını kullanmayı ihmal etmeyin. Bu araçlar iş yükünü yönetmenize ve herkesin gerekli konulara hâkim olmasına yardımcı olur. Ayrıca tekrarlayan işler için otomasyon araçlarını kullanmayı da düşünebilirsiniz. Böylece çalışanların daha öncelikli işlere odaklanması için zaman kazanabilir ve temel iş akışlarının sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlayabilirsiniz. Dosya paylaşımı ve ortak çalışmalar için bulut tabanlı programların kullanımını yaygınlaştırabilirsiniz. Bu sayede çalışanlar nerede olurlarsa olsun bilgiye daha kolay erişebilir ve birlikte çalışabilir.4. Esnekliği destekleyinEsneklik iş yükünün altında boğulmamak, eldeki işleri etkili biçimde yönetmek ve yaz tatillerinde üretkenliği korumak için şart. Çalışanlarınızın kendilerine en uygun zamanlarda çalışmalarına fırsat veren esnek çalışma programları tasarlamaya çalışın. Bu yaklaşım sayesinde çalışanların memnuniyetini ve üretkenliğini de artırabilirsiniz.Seyahat eden veya evden çalışmayı tercih eden çalışanlarınıza uzaktan çalışma seçenekleri sunabilirsiniz. Tüm bu esneklik üretkenliğin korunmasına ve herkesin fiziksel olarak ofiste bulunmasına gerek kalmadan kritik işlerin tamamlanmasına olanak tanır. Proaktif davranarak çalışanlarınızı tatillerini önceden planlamaya teşvik edin. İş arkadaşlarıyla koordinasyon içinde olmaları elzem. Ekibinizin ihtiyaçlarını anlamak ve onlara destek olmak için düzenli aralıklarla bir araya gelin. Bu iletişim morallerin yüksek tutulmasını ve çalışanların motive ve üretken kalmasını sağlar.5. Gelişimi takip edin ve düzenlemeler yapınYaz tatillerinde kritik işlerin sorunsuz bir şekilde sürdürülmesi için gelişimin düzenli olarak takip edilmesi önemli. Kaydedilen ilerlemeyi değerlendirmek ve ortaya çıkabilecek sorunları ele almak için ekibinizle düzenli toplantılar planlayın. Bu değerlendirme süreci herkesin hâlinden memnun olup olmadığını kontrol etmeye ve işlerin yolunda gitmesini sağlamaya yardımcı olur.İşleri ve teslim tarihlerini takip etmek için proje yönetimi araçlarını kullanmayı unutmamanız gerektiğini önceki maddelerde de belirtmiştik. Böylelikle hangi işlerin tamamlandığı ve nelerin yapılması gerektiği konusunda net bir fikir edinebilirsiniz. Ayrıca gerektiğinde planları ve öncelikli konuları revize etmeye hazır olun. Bu esneklik kritik işlerin gecikmemesi ve sorunsuz bir akış için faydalı olabilir.Çalışanlarınıza düzenli geribildirimler vererek desteğinizi gösterin. Bu vesileyle, iş akışı sorunsuz ve verimli bir şekilde ilerler, problemlerinse hızlıca çözülmesine katkıda bulunur. Küçük de olsa bir şirket yönetiyorsanız ve yaz tatili boyunca temel işlerin aksamadan devam etmesini istiyorsanız, verimli bir planlama yapmalısınız. Bu da işlerin doğru bir şekilde delege edilmesi ve teknolojiden faydalanmaktan geçer. İşleri öncelik sırasına koyarak, teknoloji yardımıyla ve esnekliği muhafaza ederek şirketinizin tatil sezonunda da sorunsuz bir şekilde işleyişine devam etmesini sağlayabilirsiniz. Proaktif bir yaklaşım ve doğru araçlarla üretkenliği korumak ve devamlılığı sağlamak yaz aylarında da gelişimi sürdürmek için çok önemli. Orijinal yayın tarihi: 7 Temmuz 2024Köşe yazarları tarafından burada paylaşılan görüşler, incturkiye.com’a değil, yazara aittir.Çok daha fazlası için Inc. Türkiye bültenlerine kaydolun.(*) Bu yazının çevirisinde Türk okura hitap etmek için birtakım değişiklikler yapılmıştır.