İşe geldiğinizde ofisinizi darmadağınık bulduğunuzu düşünün. Belli ki davetsiz bir misafir girip eşyalarınızı karıştırmış. Evraklarınız da her yere saçılmış. Sinir bozucu değil mi? Ama çalışanlarınız her gün işe başlamadan önce bu dağınıklığı temizlemek için 40 dakika harcıyor.Kim bu davetsiz misafir diye düşünüyorsanız hemen söyleyeyim. Ekibinizin her gün 40 dakika boyunca çalışma konsantrasyonunu bozan gereksiz e-postalar, telefon bildirimleri ve Slack üzerinden gelen mesajlar. Bu durum bir varsayım değil, gerçek. Modern iş hayatının gerçeği.Tıpkı para gibi, dikkatin de sınırları vardır. Ekibiniz dikkatini nereye yoğunlaştırıyor? Detaylı işlere mi odaklanıyorlar yoksa Slack’ten gelen mesaj ve e-postalarla zaman mı kaybediyorlar? Geçtiğimiz yıl boyunca dikkat dağınıklığının şirketlerde yol açtığı finansal maliyetler üzerinde çalışmalar yaptım. Şirket sahiplerine dikkat sermayelerini korumaları için yol gösterebilecek birkaç tavsiyem var.Dikkat sermayenizi koruyunMesajlar, bildirimler ve günlük bilgi akışı ekibinizin tüm dikkatini dağıtıyor. Bu dikkat dağıtıcı unsurların üretkenliği azalttığı uzun zamandır bilinse de, psikologlar artık bildirimlerin beynin işleyişini ve duygusal dengesini değiştirdiğini düşünüyor. Evet, doğru duydunuz: Bildirimler çalışanlarınıza uzun vadeli zararlar veriyor.Bu durumun farkına ilk kez iki yıl önce şirketim Fractional CFO’da varmıştım: Zeki ve başarılı profesyoneller, gün boyu yoğun bir şekilde çalışıp, mesajlara dönüş yapmalarına rağmen hiçbir şey yapamıyor gibi hissediyordu. Üstelik tükenmişlik hissi de cabası. Benim de böyle günlerim olmuştu, muhtemelen sizin de olmuştur. Performans düşüklüğü aslında çaba eksikliğinden değil, odaklanma eksikliğinden kaynaklanıyor.Unutmayın damlaya damlaya göl olur.Bugünlerde dikkatin aynı nakit para ya da demirbaşlar gibi korunması gereken bir varlık olduğunu düşünüyorum. Nasıl ki bir hırsızın deponuzdan malzeme çalmasına müsaade etmiyorsunuz, o hâlde neden ekibinizin dikkatini dağıtan pop-up pencerelere, bildirimlere, alarmlara ve diğer dikkat dağıtıcı öğelere izin veriyorsunuz?Dikkat kaybınızı hesaplayınÇocukluğumuzdan beri bize sürekli bir şeylere dikkat etmemizi söylerler. Peki, bu dikkat maliyetini hiç düşündünüz mü? Dikkatinizin değerini düşürmemek için işe dikkat risklerini hesaplayarak başlayın:Sizin veya çalışanlarınızın bir saat içinde aldığı bildirimlerin sayısını not edin (e-postalar, Slack mesajları, telefon aramaları, kısa mesajlar, diğer bildirimler gibi.)Her bir dikkat dağıtıcı öğenin üretkenliğinizi yüzde bir oranında azalttığını varsayalım (veya istediğiniz rakamı da belirleyebilirsiniz.)Bildirimlerin yarattığı günlük toplam ekstra çalışma saatini hesaplamak için aşağıdaki formülü kullanabilirsiniz:Ekstra çalışma = [Günde 8 saat / (yüzde 99*(# saat başına düşen bildirim x 8))] - 8Örneğin saatte sadece üç bildirim gelmesi, günde fazladan iki saat çalışılması anlamına geliyor. Ki bu da yüzde 27’lik bir kayıp demek. Ortalama bir yönetici için bu, yılda $50 bin ekstra masraf yaratıyor. Bütçeleme ve risk yönetimine dikkat edinŞirketinizde muhtemelen nakit ve diğer kaynakların kullanımını bütçelendiriyorsunuzdur. Neden bunu dikkat kullanımınıza da yapmıyorsunuz? Size dikkat kullanımını ve risklerinizi değerlendirmeniz için birkaç basit yöntem önereceğim:1. Bildirimleri kapatın. Daha çalışanlarınıza şirket bilgisayarlarını teslim etmeden önce bildirimleri kapatarak işe en kolayından başlayın. 2. Dikkat dağıtacak riskleri belirleyin. Hangi pozisyonların dikkat dağınıklığı açısından yüksek risk altında olabileceğini tespit edin. Bazı riskli pozisyonlara örnek vermem gerekirse: Gece güvenliğiYoğun tempoda çalışan bir kalite mühendisiUzaktan çalışan bilgi teknolojileri uzmanları3. Dikkat dağıtıcı riskleri bölümlere ayırın. Bildirimlerin belirli ekiplere veya zamanlara ayrılmasını sağlayın.Şirketinizde özel odaklanma dönemleri yaratın.Acil bildirimler için özel kanallar oluşturun (Örneğin, 112 gibi.)Diğer tüm kanallara gelen bildirimleri kaldırın.Yapılacaklar listesi oluşturun ama bu listede e-postalara cevap vermek gibi işler olmasın.E-postalarınızı günde sadece iki kez kontrol edin. 4. Bir acil müdahale ekibi belirleyin. Acil talepleri önemine göre dağıtacağınız, bu talepleri analiz etmekten sorumlu olacak bir ekip kurun. Bunun şirketlerdeki karşılığı aşağıdaki örneklerdeki gibi labilir: Çevik proje yöneticisi Bilgi teknolojileri destekli biletleme sistemleriHastanelerdeki önceliklendirme sistemi5. Sağlıklı dikkat normları oluşturun. Dikkati artırmanın en iyi yolu, ona değer veren bir kültür yaratmaktan geçiyor.Örnek olun ve liderlik edin. Kendiniz de kusursuz bir dikkat bütçelemesi sağlayın. Ekibinizi dikkat dağıtıcı etkenleri azaltmaları konusunda eğitin ve onları standartlarınızdan sorumlu tuttuğunuz hedefler yaratın. İş saatinde aboneliklerini ve bildirimleri kapatmayan veya gün içinde odaklanma süreleri yaratmayan yetersiz performans gösteren çalışanlarınıza uyarıda bulunmalısınız. Zaman ve para arasındaki dengeleri iyi analiz edinCFO’lar genellikle zaman ve para arasındaki dengeyi analiz eder. Peki konu dikkat, para ve zaman olduğunda ne olur? Hesapladığımız dikkat dağınıklığı maliyetini esas alarak, işle ilgili vereceğiniz kararları dikkat boyutunda değerlendirebiliriz: Çalışanlarınızın iş yükünü azaltarak çıkacak olası sorunlara daha hızlı müdahale etmelerini sağlayabilir misiniz??Çalışanların verimliliğini artırmak için müşterilere geri dönüş süresini kısaltmalı mıyız?Ekip arkadaşlarımızı daha iyi odaklanmaları için eğitim almaya teşvik etmeli miyiz?Bir toplantıyı yapıp yapmamanın maliyeti/faydası nedir?Dikkati dağılmış çalışanların çalışmaya devam etmesi bir fayda sağlar mı?Bir finansal analize dikkat kaleminin de eklenmesi, yalnızca nakit akışı veya yatırım getirisine göre optimizasyon yapmaktan daha farklı sonuçlar doğurabilir. CFOshare’de çalışanlarımızın dikkati gün boyu müşterilerden gelen e-posta bombardımanıyla boğuşurken uçup gidiyordu. Klasik analizler, bu e-postaları görmezden gelmeyi öneriyor. Fakat bu yöntem az da olsa müşteri hizmetleri maliyeti oluşturuyor. Oysa biz, müşterilerin e-postalarına bir saat içinde geri dönüş yapılmasıyla dört saat içinde geri dönüş yapılması arasında herhangi bir hizmet farkı olmadığını, çalışanların odaklanmasında da ciddi bir iyileşme olacağını düşündük.E-postaları günde sadece üç kez kontrol etme prensibini benimsedik: Sabah, öğle yemeği sonrasında ve mesai bitiminden hemen önce. Altı ay sonra, çalışanlarımız işlerini daha hızlı, sağlıklı ve olumlu bir tutumla tamamlayabildiği için verimliliğimiz yüzde 8, müşteri memnuniyetiyse yüzde 22 oranında arttı. Evet doğru duydunuz: E-postalara hemen geri dönmemek de müşteri memnuniyetini artırabiliyor. Dikkat dağıtıcı unsurları azaltarak kârı artırmakDikkati bir varlık olarak düşünmek, değerini hesaplamak ve kullanımını bütçelemek, işinize bakış açınızda âdeta bir devrim yapmanızı sağlayabilir. Her e-posta kutusuna bakışınızda, karmaşık takvimleri gördüğünüzde ve ekibinizden gelen tüm e-postalarda hem israf ve hem de fırsatlar gözünüze çarpmaya başlar. Unutmayın, değişim sizinle başlayacak. Örnek olup şirketinizi daha odaklı ve üretken bir yapıya taşıyabilirsiniz. Emin olun, bu sayede daha fazla para kazanacak ve geceleri daha rahat uyuyacaksınız.Mesela işe bu makaleyi bitirdikten sonra e-posta bildirimlerinizi kapatmakla başlayabilirsiniz. Bütçelenmiş dikkat dünyasına hoş geldiniz.Orijinal yayın tarihi: 10 Haziran 2024Köşe yazarları tarafından burada paylaşılan görüşler, incturkiye.com’a değil, yazara aittir.Çok daha fazlası için Inc. Türkiye bültenlerine kaydolun.(*) Bu yazının çevirisinde Türk okura hitap etmek için birtakım değişiklikler yapılmıştır.