Herkes berbat, uyku getiren sunumlardan şikâyet eder. Ama bir süredir iş hayatındaysanız sorunun sadece slaytlardan ibaret olmadığını bilirsiniz. Muhtemelen anlaşılmaz notlara gömülmüş, nereye varacağı bilinmeyen strateji belgelerine göz gezdirmiş ve kafa karıştırıcı marka hikâyeleri dinlemişsinizdir.Çoğu zaman bunun sebebi özensiz düşünme, aşırı teknik terim kullanımı ya da kötü yazım tarzıdır. Tüm bu tuzaklardan kaçmanız için sayısız öneri bulabilirsiniz.(Yukarıdaki bağlantılara göz atmanız yeterli.) Ne var ki en az bir CEO’ya göre etkisiz yazışmaların başka bir suçlusu daha var: Profesyonellerin çoğu etkileyici dokümanlar oluşturmakta çok kötü.Mesela Glitch’in CEO’su ve girişimci Anil Dash blogunda şöyle yazmıştı: “Çok zeki, yetenekli iletişimciler bile önemli dokümanları onları hedeflerinden uzaklaştıran ve hatta baltalayan şekilde sunuyor.” Sorun sadece içerik değil, içeriğin nasıl sunulduğu. Dash yazısında kötü hazırlanmış dokümanlarla uğraşmaktan kurtulmak ve yazılı iletişimde daha etkili olmak için tavsiyeler veriyor. Bu tavsiyeler istediğiniz dokümanları hazırlamanıza yardımcı olabilir.Yazının tamamı kesinlikle okumaya değer. Fakat zamanı kısıtlı olanlar için işte en önemli 10 kuralın özeti:1. Hedef kitlenizi düşünerek başlayınAslında yazıdaki tüm öneriler şu temel noktaya hizmet ediyor: Amaca yönelik her kararı hedef kitle yönlendirir. Eğer günlük tutmuyor ya da edebi eserler kalame almıyorsanız önünüzdeki sayfa sizinle ilgili değildir. Bir kitleyi bir şekilde etkilemeye çalışıyorsunuzdur. Amacınız ikna etmek, ilham vermek, eğlendirmek veya bilgilendirmektir. Her zaman bu noktadan başlayın. Dash dokümanlarınızı mümkün olduğunca etkili hâle getirmek için amacınız ne olursa olsun, kendinize şu soruları sormanızı öneriyor:Dokümanınızla kime hitap ediyorsunuz?Hedef kitlenizin günlük rutinleri neler? Başka nelerle ilgileniyorlar, neleri önemsiyorlar ve ne gibi zorluklarla karşı karşıyalar? Hedef kitleniz yazınızı okuyarak ne öğrenmeyi ve anlamayı amaçlıyor? Hangi sorularının yanıtını arıyorlar?Okuyucular sizin bu dokümanı neden yazdığınızı ve hangi konuları ele aldığınızı ne kadar biliyor?Kullandığınız üslup ve içerik, okuyucularınız için uygun ve kültürel olarak anlamlı mı?2. Aşırı biçimlendirmeden kaçının. Dash’in yazısında Dark Horse Analytics’ten harika bir örnek var. Videoda aşırı karmaşık bir veri tablosu, aşırı biçimlendirmeden adım adım arındırılarak çok daha estetik ve okunması kolay hâle getiriliyor.Dash basit bir ilkeyi zarif bir şekilde gösteriyor: Çoğumuz biçimlendirmeye abanıyoruz.Şöyle söylüyor: “Kalın yazıyı az miktarda kullanabilirsiniz. İtalik yazıyıysa nadiren. Asla alt çizgi kullanmayın. Alt çizgi, artık sadece insanların tıklanacak bir bağlantı olduğunu düşünmelerini sağlamak için kullanılıyor. Aynı şey renkler ve yazı tipleri için de geçerli. Bir tane, belki iki tane seçin ve tüm belgeniz veya sunumunuz boyunca tutarlı kalın (Evet, tüm grafikler ve tablolar dahil). Mutlaka farklı kullanmanız gerekiyorsa, renklerden birinin tonlarını kullanabilirsiniz. Ama aslında buna da gerek yok. Daha azıyla yetinin.”3. Boşluğu artırınBu kuralı özetlemek kolay. Paragraflar arası boşlukları yer yer biçimlendirmelisiniz. Örneğin madde işaretleri, dokümana nefes aldıran harika bir yol. Sizi kısa ve öz olmaya zorlar, metni okuyucu için kolay okunabilir hâle getirir.4. Kolaj sanatı değer katmazRastgele bir görüntü yapıştırmaktansa boşluk bırakmak (bakınız yukarıda boşluğun önemi) çok daha iyidir. İzleyicilerinizi eğlendirdiğinizi düşünebilirsiniz. Fakat gülümseyen iş insanları veya parıldayan güneş ışığında ağaçların olduğu sıradan stok görseller vermeye çalıştığınız mesajın anlaşılmasını zorlaştırabilir.5. Tutarlılık anahtardırAltıncı slayttaki yazı tipinin beşinci slayttakinden daha büyük olduğunu, metni başka bir belgeden içe aktardığınızı biliyor olabilirsiniz. Fakat izleyiciler bu farkın bir anlamı olup olmadığını çözmeye çalışırken zaman kaybeder. Dash uyarıyor: “İzleyicileriniz birdenbire kasıtlı olarak yapmadığınız bir değişikliğin anlamını bulmaya çalışabilir.”Bu da biçimlendirmeyi basit tutmanız için bir başka gerekçe. Daha az biçimlendirme tutarlılığı koruma olasılığını yükseltir. 6. Öncelik ve önemi sıralamasını iyi ayarlayınDash “İnsanlar bir listedeki ilk şeyin en önemli olduğunu varsayar. Ki hiç de mantıksız değil.” diyor.7. Unutmayın, bu bir cinayet gizemi değilBir cinayet romanı katili daha ilk sayfalardan belli ederse sıkıcılaşır. Fakat iş dokümanınız baştan açık ve net olmazsa kafa karıştırır.Dash’e göre çoğu zaman insanlar büyük dramatik konuları anlatırken uzun bir hazırlıkla başlamaları gerektiğini düşünür. Ama profesyonel bir bağlamda dramatik gerilim yaratmak istemezsiniz. Gerilim filminde değiliz sonuçta. Eğer en baştan iddiaları ortaya koymaz ve net bir şekilde açıklamazsanız, izleyicileri yorar veya nereye gittiğinizi tahmin etmeye çalışırken dikkatlerini dağıtırsınız.8. Yolu işaretleyinÖzellikle uzun belgelerde, argümanınızın akışını anlatacak işaretler bırakmak önemli.Dash “Süslü olmak zorunda değil, YouTube videolarındaki gibi hangi dakika neyi göreceğinizi gösteren çubuğa ihtiyacınız yok. Ama akışın hızlı bir özetini yapmak (ve özellikle uzun bir belgeniz varsa, gidişatı bu özet içinde yeniden gözden geçirmek) insanların sunumun neresinde olduklarını anlamalarına yardımcı olur.” diyor.Belgenizdeki farklı bölümleri ayırt etmek için sınırlı bir renk paleti kullanmak ve verileri özetlemek gibi yollar da izleyicilerin işini kolaylaştırır.9. Yapıcı sorulara odaklanınİş bağlamında, dokümanlar genellikle daha fazla tartışma için zemin hazırlar. Eğer amacınız buysa açıkta kalan soruları en yapıcı şekilde çerçevelemeye dikkat edin. Yani soruları dar ve somut tutun.Dash’in belirttiğine göre “Daha iyi nasıl yapabiliriz?” gibi bir soru felsefi bir tartışma, organizasyonun bir seçim yapmasına yönelik bir teşvik değil. Bunun yerine, “Daha hızlı ilerlemek için yüksek maliyetli A seçeneğine mi, yoksa daha temkinli hareket edip düşük maliyetli B seçeneğine mi yatırım yapmak istiyoruz?” gibi bir soru sormak daha mantıklı.10. Başladığınız gibi bitirinOkulda bir makale yazmak için tezinizi belirtmeniz, bunu kanıtlarla desteklemeniz ve sonuçta ana noktanızı yeniden vurgulamanız gerektiğinin öğretildiğini hatırlıyor musunuz? Pekâlâ, şimdi profesyonel bir yetişkin olsanız bile bu öğretiler hâlâ geçerli. Fakat Dash birkaç öneri daha ekliyor:“Mesajınızın kapanışında temel ilkeleri yeniden belirterek asla yanlış yapmazsınız. İnsanlara amacınız ve değerlerinizi hatırlatın. Bu yapıcı bir konuşma için zemin hazırlar ve diyaloğun temel önceliklerini netleştirir. İzleyicilere teşekkür etmek veya geçmişte başarıyla yürütülen işbirliklerini hatırlatmak da her zaman iyi bir fikir.”İş belgeleri keyfine hazırlanmaz. Güzellikle de ilgili değildir. İstediğiniz bir sonucu elde etmek içindir. Ve fikirlerinizi bir dokümanda en iyi nasıl biçimlendireceğinizi ve sunacağınızı düşünmezseniz, başarılı olma şansınız düşer.Orijinal yayın tarihi: 26 Mart 2024Köşe yazarları tarafından burada paylaşılan görüşler, incturkiye.com’a değil, yazara aittir.Çok daha fazlası için Inc. Türkiye bültenlerine kaydolun.(*) Bu yazının çevirisinde Türk okura hitap etmek için birtakım değişiklikler yapılmıştır.