Şirketlerin verimliliğini ve iş akışı organizasyonunu zorlayan önemli sorunlardan biri, çalışanların işleri geç teslim etmesi. Yeni bir veri analizi, yöneticilerin bu gecikmeleri nasıl azaltabileceğine dair ipuçları sunuyor. İlk adım ise çalışanları projelerde harekete geçirirken mesajlardan “lütfen” ya da “ACİL” gibi ifadeleri çıkarmak.Uzmanlar, çalışanların işleri geç tamamlamasının şirketlere yıllık maliyetini net bir tutarla ortaya koymuş değil. Bazı tahminler, işe belirlenen saatten sonra başlamak da dâhil olmak üzere genel gecikmelerin, 50 bin çalışanı olan şirketlerde kişi başına yılda yaklaşık $36.400 bir maliyet yarattığını gösteriyor. Proje yönetimi platformu Chaser’ın yeni araştırması, çalışanların işleri geç teslim etmesinin finansal karşılığını ölçmeyi amaçlamadı. Ancak gecikmeli teslimleri azaltmanın yollarına dair dikkat çekici bulgular ortaya koydu.“Nezaket ve Aciliyet Ters Tepebiliyor”Chaser’ın Slack içinde çalışan yazılımı üzerinden verilen yaklaşık 300 bin görevi analiz ettiği çalışmaya göre, içinde “lütfen” kelimesi geçen işlerin yüzde 38,2’si geç tamamlandı. Aciliyeti vurgulamak için “ACİL” ya da üç ünlem kullanılan görevlerde de sonuç pek farklı değildi; bu ifadeler yüzde 37,7 gecikme oranıyla karşılık buldu. Başka bir deyişle, rapora göre proje verirken “nezaket ve aciliyet ters tepebiliyor”; çünkü bir talebi yumuşatmak ya da hızlandırmak için kullanılan kelimeler tam tersi etki yaratabiliyor.Buna karşılık, daha sade ve doğrudan bir dilin zamanında tamamlama oranı yüzde 68,6 ile sınırlı bir avantaj sağlasa da en verimli yöntem yine bu oldu.ABD’nin Batısındaki Ekipler Daha Sık GecikiyorRaporda, “Bir görevi nötr ve doğrudan bir talep olarak yazmak, ‘lütfen’ ya da ‘ASAP’ eklemeye kıyasla zamanında teslim oranını yaklaşık yüzde 10 artırıyor” deniyor.Analizin zamanında teslimi artırdığını gösterdiği diğer yöntemler ilk bakışta zaten tahmin edilebilir görünebilir. Ancak çalışmada ortaya çıkan yüksek gecikme oranları, yöneticilerin çalışanlara iş verirken bu basit yöntemleri yeterince kullanmadığını gösteriyor.Bunlardan ilki, ekip liderlerinin projeler için önce gönüllü sorumlular araması. Çünkü sonucu sahiplenmek için kendi isteğiyle öne çıkan çalışanların üstlendiği görevlerde zamanında tamamlanma oranı neredeyse yüzde 71’e ulaşıyor.Buradan çıkan ikinci ders ise kimse gönüllü olmadığında, yöneticinin görevin sorumluluğunu tek bir kişiye net biçimde vermesi. Bu yöntem yüzde 63,7 zamanında teslim oranı sağlıyor. Bu oran, iki ya da daha fazla kişinin aynı projeden sorumlu olduğu durumlara kıyasla yaklaşık üçte iki daha yüksek.Raporda, “Bir görev iki kişi arasında paylaşıldığında sorumluluk da dağılır; herkes diğerinin işi hallettiğini varsayar” deniyor. “Gönüllü olarak sahiplenilen işler ise hepsinden daha güvenilir çıktı.”Gecikmeleri azaltan iki iletişim yöntemi daha var.İlki, görevleri bire bir mesajla değil, ortak bir iş yeri ya da ekip kanalında atamak. Bu yöntemde zamanında tamamlanma oranı yüzde 65,5 oldu. Bu da doğrudan mesajla verilen görevlere kıyasla 20 puandan fazla daha yüksek. Rapordaki ifadeyle, “Görünürlük hesap verebilirliktir.”Bu mesajlarda yöneticilerin net ve kesin teslim tarihleri vermesi de kritik. Bu yalnızca zamanında teslim oranını artırmakla kalmıyor, aynı zamanda hiç tamamlanmayan görevlerin yüzde 5,4’lük payını da azaltıyor.Chaser bunu şöyle özetliyor: “Bir teslim tarihi, işi canlı tutar. Teslim tarihi olmadığında görevler gecikmez; sessizce rafa kaldırılır.”Analiz ayrıca sabah saatlerinde gönderilen görev mesajlarının, günün ilerleyen saatlerinde gönderilenlere kıyasla daha yüksek zamanında teslim oranı sağladığını da ortaya koyuyor.ABD’nin Batısındaki Ekipler Daha Sık GecikiyorSon bulgu ise biraz daha beklenmedik. Hatta ABD’nin hem doğusunda hem batısında ofisi bulunan şirketlerde ekipler arasında küçük atışmalara bile yol açabilir.Analize göre ABD’nin Doğu saat dilimindeki ekiplere verilen görevlerin zamanında tamamlanma olasılığı, Pasifik saat dilimindeki, yani ülkenin batısındaki ekiplere verilen görevlere kıyasla yüzde 32 daha yüksek. Ne yazık ki Batı’daki çalışanların teslim tarihlerine yalnızca yüzde 57,2 oranında uyarken, ülkenin doğusundaki çalışma arkadaşlarının yüzde 75,4’e ulaşmasının nedeni açıklanmıyor.Genel tabloya bakıldığında, Chaser’ın önerdiği dört temel yöntemi birlikte kullanan yöneticiler, yani görevin sorumluluğunu tek bir kişiye veren, işi ortak kanalda paylaşan, net bir teslim tarihi koyan ve bu bilgileri sabah saatlerinde iletenler, yüzde 78,4 zamanında teslim oranına ulaşıyor. Bu yöntemlerden yalnızca birini kullananlarda ise oran yüzde 38’de kalıyor.Chaser CEO’su Josh Martow’a göre araştırmanın değeri yalnızca hangi mesajlaşma stratejilerinin projelerin zamanında tamamlanmasını artırdığını göstermesinde değil. Aynı zamanda gecikmeleri azaltmak için büyük değişikliklere değil, küçük ama doğru dokunuşlara ihtiyaç olduğunu ortaya koymasında.Martow raporda, “Buradaki en cesaret verici şey, çözümlerin bu kadar sıradan olması” diyor. “İster Chaser ister başka bir proje yönetim aracı kullanın, bu bulgular herkesin işbirliğini ve delegasyonu daha etkili hâle getirmesine yardımcı olabilir. Veriler, bir görevin nasıl oluşturulduğuna dair küçük değişikliklerin, işin nasıl ve ne zaman tamamlandığı üzerinde büyük etkisi olduğunu açıkça gösteriyor.”Köşe yazarları tarafından burada paylaşılan görüşler, incturkiye.com’a değil, yazara aittir.Çok daha fazlası için Inc. Türkiye bültenlerine kaydolun.