Hiç sizi ilgilendiren kısmını bulabilmek için 14 farklı uçsuz bucaksız bir e-posta zincirini baştan sona okumak zorunda kaldığınız oldu mu? Kimin neyi, ne zamana istediğini bulacağım diye uğraşırken insan kendini araştırmacı gazeteci gibi hissediyor. Çoğu zaman da bu araştırmanın sonu hüsran oluyor… İşte kötü tasarım derken kastettiğimiz tam dabu. Siz de günlük işlerinizde ayağınıza dolanan onlarca tasarım kusurundan mustarip olabilirsiniz. Bugün, işleri yoluna koymak için tasarım prensiplerinden nasıl faydalanabileceğiniz ve böylelikle verimliliği ve konsantrasyonu nasıl artırabileceğinizle ilgili birkaç örnek vererek size yardımcı olmak istiyorum.İşi Yapmanın Daha İyi Bir YoluSonu gelmeyen o e-posta örneğini tekrar ele alalım. Bu sorunun üstesinden gelmek için bir çözüm tasarlamaya karar verdim. Dikkatimden kaçmaması gereken ve belli başlı kararlarımı etkileyecek meselelerin konuşulduğu e-postaların konu başlığına “1” yazıyorum. Makul bir süre içerisinde tamamlamam gereken görevlerin olduğu zincirlerin konu başlığına “2” yazıyorum. Makul süre kimileri için o günün sonu ya da ertesi sabah olabilir. Ne kadar uzun ya da kısa olacağına şirketinizin ihtiyaçlarına göre kendiniz karar verirsiniz. “3” olarak etiketlediğim e-postaların içerikleriniyse sadece bilgilenmek amacıyla takip ediyorum. Bu sistemle ekibim de e-posta zincirlerinin içinde dakikalarca görev aramaktan ya da hangisinin öncelikli olduğunu araştırmaktan kurtuldu. Bu çözüm herkesin işine yarar mı peki? Belki hayır. Yine de kendi şirket yapınızın, ekibinizin ve ayağınıza dolanan meselenin işine yarayacak özgün bir çözüm geliştirmeyi deneyebilirsiniz.StandartlaştırmaTasarım düşüncesini uygulamaya koyduğum alanlardan bir diğeri standartlaştırma. Belli başlı işleri standartlara bağlayarak hayatımızı kolaylaştırabiliriz. Diyelim ki işyerine gelmesini istediğiniz malzemeleri yazdığınız bir nakliye listesini standardize etmek istiyorsunuz. Belki ilk yıl için tek palet yeterliydi ama bu ihtiyaç zamanla ikiye, üçe çıktı. Artmaya da devam ediyor… Tasarım düşüncesi prensipleriyle hareket ederek her siparişe mutlaka giren ürünler için standart bir liste oluşturabilir ve tek palete daha fazla mal sığdırmanın bir yolunu bulmaya çalışabilirsiniz. Standart bir listeniz olursa herhangi bir şeyi atlamazsınız. Aynı prensibi raporlara da uygulayabilirsiniz. Birbirine az çok benzeyen haftalık ya da aylık raporlar hazırlıyorsanız, gidişattaki değişiklikleri ya da örüntüleri fark etmek daha kolaydır. Ekibinizin bunlara dayalı kararlar vermesi de öyle…Az ve ÖzTasarım düşüncesinden ödünç alacağınız son prensip “az ve öz”. Sırf elinizden geliyor diye yüzlerce KPI’ı işlediğiniz bir Excel hazırlamayın. İşiniz açısından en çok değer barındıran, en önemli detayları işlediğiniz dosyalar hazırlayın, gerisini boşverin. Diğer yüzlerce detayı takip etmeniz şartsa, ara sıra göz atmak üzere otomatize bir liste oluşturun. Ama büyük resmi sade tutun ki asıl kıymetli detayları görebilesiniz.Orijinal yayın tarihi: 7 Temmuz 2024Köşe yazarları tarafından burada paylaşılan görüşler, incturkiye.com’a değil, yazara aittir.Çok daha fazlası için Inc. Türkiye bültenlerine kaydolun.