Öncelikle şu konuda hemfikir olduğumuzu düşünüyorum: Toplantıların çoğu safi zaman ve para kaybı.Neden mi? Çünkü birçok insan toplantıya “Bir toplantı yapmamız gerekiyor ama ne hakkında olduğuyla ilgili hiçbir fikrimiz yok. Toplantıyı yaptıktan sonra anlayacağız.” diyerek giriyor.Herhangi bir gündemi olmayan bir grup beyaz yakalıyı bir odaya koyduğunuzda bu toplantıların maliyetinin ne denli yüksek olduğunu tahmin bile edemezsiniz. Yakın zamanda yapılan bir araştırmaya göre bu toplantılar her yıl çalışan başına $25 bin israf demek.Biz de A1 Garage Door olarak muhtemelen günde 25 toplantı yapıyoruzdur. Nihayet bunları nasıl verimli hâle getirebileceğimizi öğrendik. İşte önerilerim: 1. Toplantı kurbanı olmayın Girdiğiniz toplantıya bir katkınız yoksa ve “Benim burada ne işim var?” diye düşünüyorsanız hemen oradan uzaklaşın. Bu felsefeyi yansıtan, üzerinde “E-postayla halledilebilecek bir başka toplantı daha…” yazan bir kupam bile var. Bu düşünce de bana Elon Musk’ın yadigârı. Onun sözleriyle ifade etmem gerekirse: “Katıldığınız bir toplantıda veya telefon ya da video görüşmesinde işe yaramadığınızı hissettiğiniz anda oradan ayrılın. Toplantıdan çıkmak kabalık değil. Asıl kabalık toplantıda kalıp herkesin zamanından çalmak.”2. Az kişi çok iş Her toplantıya tüm ekip katılmanın ne âlemi var? Steve Jobs ne diyordu?: “Toplantıları üç ila beş kişiyle sınırlayın. Sadece karar mercileri katılsın.” Bu şekilde toplantılarınızı kısa ve öz tutmuş olursunuz. Mesela toplantıya girdiniz. Hemen şu konuları ele alın: “Vermemiz gereken kararlar şunlar. Yaptığımız SWOT analizi bu. Şöyle yapmamız gerektiğini düşünüyoruz, hemfikir misiniz?”3. Toplantıları “evet”, “hayır” ve “ne zaman?” gibi sözlerle bitirinBir toplantıyı hiçbir zaman “belki”, “daha sonra” veya “ileride” gibi belirsizlik içeren kelimelerle sonlandırmayın. Sonraki adımlarınızı daha net bir şekilde ifade ederek toplantıyı noktalayın. Örneğin “Hangi sonuçlara varıldı?”, “Bir sonraki adımda ne yapılması gerekiyor?”, “Bu adımdan kim sorumlu?” gibi soruları cevapsız bırakmayın.4. Toplantılarınızı ölçeklendirinİşiniz büyüyüp başarılarınız arttıkça daha fazla insan sizden tavsiye ve yardım ister. Bu aslında çok gurur okşayıcı bir şey olsa da suistimale de bir o kadar açık. Bu yüzden sınırlar koymalı ve zamanınızı iyi değerlendirmeniz gerektiğini unutmamalısınız. Ben ayda bir kez herkesin bana akıl danışabileceği soru-cevap oturumu düzenliyorum. Başkalarına yardım etmeyi çok sevsem de şirketimi büyütmekten ve iş arkadaşlarıma destek olmaktan feragat etmemem gerektiğini de bilirim. 5. Bire bir görüşmelerin sayısını artırın“Hani toplantılarımızı ölçeklendiriyorduk, nereden çıktı bu bire bir görüşmeler?” dediğinizi duyar gibiyim.Sözümün arkasındayım. Tam da bu yüzden dedim. Çünkü bire bir görüşmeler grup toplantılarından çok daha değerli olabilir. Çalışanlarımın benden özel ilgi ve takdir beklediğini fark ettim. Her yiğidin yoğurt yiyişi farklı. Bekledikleri ve istedikleri şekilde onore edildiklerinde çok daha güçlü bir etki yaratacaklarına inanıyorum.6. Çalışanlarınızı hazırlıklı gelmeye teşvik edinToplantılarda, özellikle de bire bir görüşmelerde zaman kaybını önlemek için bu görüşmelerde çalışanlarınızın konuşmacı olmasını isteyin. Böylece hazırlıklı gelmek zorunda kalırlar. Bire bir görüşme yapacağım kişilere hazırlık yapmalarını sağlamak için şu soruların yer aldığı bir form gönderiyorum:Performansınızı 1’den 10’a kadar nasıl değerlendirirsiniz? Bu hafta hangi temel değerleri, nasıl hayata geçirdiniz? Bu hafta iyi yaptığınız şeyler nelerdi? Gelecek hafta neleri daha iyi yapabilirsiniz? Önümüzdeki hafta hangi önemli işlere odaklanacaksınız? Öncelikleriniz neler?Orijinal yayın tarihi: 16 Temmuz 2024Köşe yazarları tarafından burada paylaşılan görüşler, incturkiye.com’a değil, yazara aittir.Çok daha fazlası için Inc. Türkiye bültenlerine kaydolun.(*) Bu yazının çevirisinde Türk okura hitap etmek için birtakım değişiklikler yapılmıştır.