Günümüzde her sektörden, her ölçekten şirketler toplantılardan şikâyet edip duruyor. Bunlar yeni de değil, yıllardır bu şikâyetleri duyuyoruz. Fakat yine de, toplantılar nedense hâlâ kurumların “İşlevsiz noktalar” listesinde üst sıralarda yer almaya devam ediyor. Daha da üzücü bir haber vereyim. Üst düzey yöneticilerle yapılan bir araştırma, katılımcıların yüzde 71’inin toplantıları verimsiz ve etkisiz bulduğunu ortaya koydu.Güzel haberse, yalnız değilsiniz. Doğası gereği toplantıların verimsiz ve etkisiz olmak gibi kötü bir huyu vardır. Tabii “Böyle gelmiş böyle geçer dünya.” demiyoruz. Toplantılarınızı verimli kılacak bazı etkili yöntemler var. İşte hemen deneyebileceğiniz yedi öneri:1. Hazırlıklı olun.Değerli toplantı zamanınızı eksikleri tamamlamaya çalışarak harcamayın. Gündemi önceden gözden geçirin (bununla ilgili daha fazla bilgiyi bir sonraki maddede bulabilirsiniz), gerekli tüm materyalleri bir araya getirin ve toplantıya aktif katılım ve katkı sağlamaya hazır olun. Bunları toplantı başlamadan önce yapmak, verimli bir tartışmaya zemin hazırlar.2. Gündeminizden şaşmayın.Toplantının gündemini belirlemek verimliliğin temelidir. Tartışma konularının ana hatlarını önceden tespit ederek ekip üyelerinin hazırlıklı gelmelerine, gerekli bilgilere sahip olmalarına ve toplantı başlamadan önce fikirler geliştirip bunları süzgeçten geçirmelerine olanak tanırsınız. Tüm bunlar, değerli toplantı zamanından tasarruf etmenizi sağlarken odaklanmış, etkili bir tartışma ortamı yaratmanın da önünü açar.3. Zamanında başlayın ve bitirin (ya da daha erken).Toplantılarınızı tam vaktinde başlatmak ve bitirmek karşınızdakilerin zamanına değer verdiğinizi göstermenin yanı sıra profesyonelliğinizi de ortaya koyar. Ayrıca katılımcıların günlerini verimli bir şekilde planlamalarına da olanak tanır. Olası odaklanma sorunlarının önüne geçer. Bu da genel olarak daha verimli toplantılar anlamına gelir. Ve eğer toplantıyı planlanan bitiş saatinden önce sonlandırabilirseniz, öyle yapın.4. Zorunda değilseniz toplantı yapmayın.Toplantı silsilesinden ziyade kaliteli tartışmaları önceliklendirin. Yalnızca gerektiğinde kritik kararlar almak için ya da birlikte fikir üretmek durumunda olduğunuzda toplantı yapın. İptal edilen her toplantı, çalışanların değerli zamanlarının önemli bir kısmını azat etmek demektir.5. Yapılacakları belgeleyin.Mükemmel fikirlerin veya görevlerin toplantıdan sonra buhar olup uçmasına izin vermeyin. Yazı tahtaları, not alma uygulamaları, dijital beyaz tahtalar gibi araçlardan yararlanarak önemli çıkarımları ve yapılacakları yazın. Herkesin neden sorumlu olduğunu bilmesini sağlayın. Böylece konuşulanlar konuşulduğuyla kalmayacak, eyleme dönüşecektir.6. Geribildirim alın.Katılımcılardan düzenli geribildirimler alın. Bunun için anketlerden, oylamalardan yararlanabilir veya toplantıdan sonra ekip üyeleriyle kısaca sohbet edebilirsiniz. İşe yarayan ve yaramayan noktaları anlamak, gelişim alanlarını belirlemek yaklaşımınızı iyileştirmenizi ve her toplantıyı daha verimli hâle getirmenizi sağlayacaktır.7. Dahil edin, dışlamayın.Gündemin hangi ekibi ilgilendirdiğini belirleyin. Toplantılara elbette herkesi davet etmeyeceksiniz, ama kapsayıcı davranmaya özen gösterin. Toplantıda konuşulacaklarla ilgisi olan, deneyimlerinden veya konumlarından dolayı gündeme katkı sağlayacak herkesi dahil etmelisiniz. Bu sayede toplantıdan elde edeceğiniz sonuçlar çok daha iyi olacaktır.Dolayısıyla, toplantılarınızın iyileştirilmesi gerekiyorsa, şimdi harekete geçme zamanı. Verimsiz ve etkisiz olduğu düşünülen o yüzde 71’lik toplantıların birini de siz yapmayın. Her toplantıyı daha verimli kılabilirsiniz. Ve öyle de yapmalısınız… Top sizde. Orijinal yayın tarihi: 30 Mart 2024Köşe yazarları tarafından burada paylaşılan görüşler, incturkiye.com’a değil, yazara aittir.Çok daha fazlası için Inc. Türkiye bültenlerine kaydolun.(*) Bu yazının çevirisinde Türk okura hitap etmek için birtakım değişiklikler yapılmıştır.