Hedeflerimize ulaşmak için zamanımızı yönetmeyi bilmemiz gerek. Daha verimli hareket etme ve bu konuda aldığımız kararlara uyma becerimizi zaman yönetimi olarak adlandırıyoruz. Temelinde de zamanımızı planlama ve bu planı kararlılıkla takip edebilme yatıyor. Etkili bir zaman yönetimi performansımızı artırmanın yanı sıra iyi olma hâlimizi yani esenliğimizi de olumlu yönde etkiliyor. Zamanımızı iyi değerlendirerek başarıya giden yolda daha kolay ilerleyebiliyor, bunun sonucunda kendimize daha çok güven ve saygı duyabiliyoruz. İş ve Özel Hayat Dengesi için Zaman YönetimiZaman yönetimi yalnızca iş hayatımızı olumlu yönde etkilemiyor. İlişkilerimiz de olmak üzere hayatımızın genelinde düzen kurmamıza yardımcı oluyor. Kimi zaman iş hayatımızla özel hayatımızı bir arada götürmekte zorlanabiliyoruz. Örneğin, iş yükümüzü biriktirip fazladan mesaiye kaldığımızda kendimize vakit ayıramıyor ve zamanla tükenmişlik yaşayabiliyoruz. Zamanımızı verimli kullanabilmekse hem bu sorunların önüne geçiyor hem de yaşamımızdan daha büyük bir tatmin duymamızı sağlıyor. Dengeli bir hayat sürerek enerjimizi tek bir alanda tüketmiyor, kendimizi daha canlı, özgüvenli, başarılı ve mutlu hissediyoruz.Peki, zamanımızı nasıl daha etkili şekilde kullanabiliriz? Bu soruyu cevaplamak için öncelikle zaman yönetiminde sık yaptığımız hataları birlikte gözden geçirelim. Sık Yapılan Zaman Yönetimi Hataları ve ÇözümleriGerçekçi planlar yapmamakGün içinde yapmak istediklerimizi yetiştiremememizin belki de en sık görülen sebeplerinden biri yapılacaklar listemize bir güne sığmayacak kadar çok görev eklemek. Sekiz saat uyuduğumuz ve sekiz saat çalıştığımız bir günün iki saatini spora, bir saatini kitap okumaya ve dört saatini sosyalleşmeye ayırmak istediğimizde yeme-içmeye, temizlenmeye, hazırlanmaya ve ulaşıma toplam iki saat bırakmış oluyoruz. Hâliyle yaptığımız plan bir güne sığmıyor. Üstelik günün 24 saatini dolu dolu yaşamayı beklemek de çok gerçekçi değil. Kimi zaman anlık gelişen bir durum veya trafik, kimi zamansa dinlenme ihtiyacımız planladığımız günlük akışı tepetaklak edebilir.Peki nasıl daha gerçekçi planlar yapabiliriz? İlk olarak dürüst davranmakla başlayalım. Bazen zor olduğunu bilsek de bazı görevler için “Ben bunu bir saatte yetiştiririm.” diyebiliyoruz. Böyle zamanlarda, işimizin bir saatten uzun sürebileceğini kabul edip programda ona göre bir yer ayırmak, gerçekçi bir plan yapmamızı ve sonraki işlerimizi aksatmamamızı sağlıyor. Her aktiviteyi her gün yapmakta ısrarcı olmak zamanı yönetmemizi zorlaştırabiliyor. İşten sonra bazı günleri spora, bazı günleri sosyal aktivitelere ayırmak bizim için daha verimli olabilir.Önem ve aciliyet sıralaması yapmamakZaman yönetiminde sık yaptığımız hatalardan bir diğeriyse listemizdeki maddeleri önem sıralamasına koymamak. Yapmamız gereken işler arasından hangilerine öncelik vermemiz gerektiğini belirlemediğimizde hepsini aynı anda yapmaya çalışıyoruz. Günün sonunda da bir sürü küçük ya da yarım işi bitirmiş ama bizim için asıl önemli olan işi halletmemiş oluyoruz. Acil ve bizim için önemli olan işlere öncelik vermek, zamanımızı etkili kullanmamızda önemli bir rol oynuyor. Peki işlerimiz arasında nasıl aciliyet ve önem sırası yapabiliriz? Öncelikle işe teslim tarihi belli olan görevlerin tarihlerini not ederek başlayalım. Burun kıvırdığımız takvim veya ajandalar yeniden önem kazanıyor. Görevlerimizi tarihlerine göre not ettiğimizde büyük resme bakınca neyin yaklaştığını görebiliyor ve ona göre harekete geçebiliyoruz. Gün içinde yapmanız gereken birden çok iş olduğunda “Hangisini önceliklendirmeli?” diye merak ediyor olabilirsiniz. Diyelim ki ertesi gün için hem arkadaşınıza doğum günü hediyesi almanız hem de iş için bir proje yetiştirmeniz gerekiyor. Fakat ikisini birden halledebilecek zamanınız yok. Bu durumda, projenize öncelik verip hediyeyi biraz daha geç vermeyi tercih edebilirsiniz.Dinlenmeye vakit ayırmamakYoğun geçen günlerde mola vermeyi unutabiliyoruz. Üzerimizde biriken işlerin ve kısıtlı zamanın baskısıyla gün içinde hiç dinlenmeden tüm işlerimizi halletmeye çalışabiliyoruz. Belki birkaç saatliğine bu yöntem hızlı ilerlememizi sağlasa da günün devamında başka iş yapacak enerji bulamayabiliyoruz. Bunun yerine kendimizi tüketmemek için ara ara mola vererek ilerlemeliyiz. Böylece daha çok iş halledip daha verimli bir gün geçirebiliriz. Dört saat ofisinize kapanarak sunum hazırlamak ve kendinizi tüketmek yerine, saat başı kısa da olsa bir mola vererek ve temiz hava alarak daha odaklı ve motive bir şekilde çalışmaya devam edebilirsiniz.Zaman Yönetimi için Etkili Planlama TeknikleriBu karamsar tablodan aydınlığa çıkmanızı kolaylaştıracak güzel bir haberimiz var. Zamanı etkili kullanabilmek için geliştirilmiş birçok teknik bulunuyor. Farklı zaman yönetimi teknikleri deneyip kendinize uygun olan bir veya birkaç tekniği seçip hayatınıza katarak zamanınızı daha etkili kullanmaya başlayabilirsiniz. Haydi bunlardan birkaçına göz atalım:Eisenhower MatrisiEisenhower matrisi aciliyet ve önem sıralaması yapmaya çalıştığımız noktada yardımımıza koşuyor. Bu tekniğe göre ilk olarak iki satır ve iki sütundan oluşan bir şablon hazırlıyoruz. Şablonun sütunlarını sırasıyla “acil” ve “acil değil” satırlarınıysa “önemli” ve “önemli değil” olarak adlandırıyoruz. Yani elimizde “önemli ve acil”, “önemli ama acil değil”, “önemli değil ama acil” ve “önemli de acil de değil” şeklinde dört bölüm bulunuyor. Ardından yapmamız gerekenleri önem ve aciliyetlerine göre bu şablona yerleştiriyoruz. Eisenhower matrisi tekniğine göre, önemli ve acil kutucuğuna yazdığımız işlerimiz odağımızı ve önceliğimizi vermemiz gereken işleri oluşturuyor. “Önemli ve acil değil” bölmesindeki görevleri, şimdi yapmıyor ancak başka bir zamanda yapmak üzere planlıyoruz. Üçüncü bölme, yani “önemli değil ama acil” bölmesi, başkalarından destek aldığımız bir yer oluyor. Buradaki görevler kendi vaktimizi ayıracağımız kadar önemli olmayabiliyor ancak acil oldukları için bu görevleri tamamlamamız gerekiyor. Bu noktada başkalarından destek istemek bize yardımcı oluyor.Son olarak, “önemli veya acil değil” kutucuğundaki görevleri programımızın boş kalan yerlerine ekliyor veya gerekliliklerini bir daha gözden geçiriyoruz. Pomodoro TekniğiÇalışma seansları arasında molalar vererek zamanımızı ve enerjimizi verimli bir şekilde kullanmamızı hedefleyen Pomodoro tekniğini duymuş muydunuz? Bu teknik basitçe şöyle çalışıyor: Her 25 dakikalık çalışmadan sonra beş dakikalık mola. Bunu dört defa tekrarladıktan sonra daha uzun bir mola.Uzun mola da 15, 20 ya da 30 dakika olarak belirlenebilir. Ya da çalışılan süre daha uzun veya daha kısa olarak ayarlanabilir. Bu tekniğin püf noktalarından biri mola verdiğimiz zamanları nasıl değerlendirdiğimiz. Mola zamanlarında çalıştığımız ortamdan uzaklaşıp biraz adım atmak veya temiz hava almak iyi gelebilir. Öte yandan, bu vakitleri mümkün olduğunca dijital dünyadan uzak geçirmek gerek.Parkinson YasasıBu yasaya göre bir görevi tamamlamak için fazla zaman varsa o görevi o süreye yayarak tamamlamaya çalışırız. Sonucunda da verim düşer. Bu teknik bize o görevi tamamlamak için belirli bir süre koymamızı söylüyor. Mesela yarına bir rapor tesliminiz mi var? Raporu tamamlamak için yarını değil de akşam yediyi bitirme zamanı olarak belirlerleyin. Raporu kolaylıkla yetiştirebilir ve kalan vakti kendinize ayırabilirsiniz. Köşe yazarları tarafından burada paylaşılan görüşler, incturkiye.com’a değil, yazara aittir.